Boknings- och bemanningskoordinator

Befattningen är en tillsvidareanställning på heltid. Provanställning om 6 månader kommer att tillämpas. Tillträde enligt överenskommelse.  

Nationalmuseum är en statlig myndighet med ca 160 anställda som har i uppdrag att främja konsten, konstintresset och konstvetenskapen. Museets samlingar omfattar måleri, skulptur, teckningar och grafik från 1500-talet till sekelskiftet 1900, medan samlingarna av konsthantverk och design, samt porträttkonst, sträcker sig fram till idag.  

Samlingarna visas i huvudbyggnaden på Blasieholmen, Stockholm och på ytterligare ett 20-tal besöksmål bl.a.Gripsholms slott, Läckö slott, Nationalmuseum Jamtli i Östersund samt Gustavsbergs Porslinsmuseum. Nationalmuseum bedriver också utställnings-, program-, forsknings- och publikationsverksamhet samt utlåningsverksamhet. Vi strävar efter att vara ett museum där alla kan känna sig välkomna och erbjuder en bred verksamhet på plats likväl som digitalt. Genom att ge samtida perspektiv på historien och historiska perspektiv på samtiden ges möjlighet till fördjupade samtal om konst och design för alla åldrar. 

Nationalmuseum söker en boknings- och bemanningskoordinator som både kan se strategisk helhet och människor. Rollen innebär planering, bemanning och uppföljning av publika aktiviteter med fokus på kvalitet, smidig administration och bästa möjliga besöksupplevelse. Rollen har arbetsledande uppdrag för schemalagd personal. Du rapporterar till pedagogisk chef och ingår i ett mindre team för bokning och biljetterhantering.

Nationalmuseum bedriver en omfattande publik verksamhet med visningar, skolprogram, ateljéverksamhet, föreläsningar, seminarier och samarbeten. Nu söker vi en boknings- och bemanningskoordinator med operativt och strategiskt ansvar. Tillsammans med dina kollegor boknings- och biljettteamet fungerar du som ett nav i museets publika verksamhet.

Arbetsuppgifterna kräver god administrativ förmåga, vana vid boknings-, bemannings- och schemaläggningsprogram och god kommunikativ förmåga. Arbetet utgår från Nationalmuseums uppdrag, strategiska mål, vision, värderingar, visuella profil och grafiska program. 

Exempel på arbetsuppgifter

• Samordning av arbetet inom boknings- och biljettfunktionen.
• Övergripande schemaläggning och bemanning av pedagogiska aktiviteter.
• Strukturera och vidareutveckla rutiner och processer för bokning och bemanning.
• Kvalitetssäkra planering så att krockar undviks och resurser används effektivt
• Följa upp verksamheten genom statistik, analys och rapportering
• Samordna hantering av administration och faktureringsunderlag kopplade till genomförda aktiviteter
• Bidra till att kommunicera internt och externt kring pedagogisk verksamhet

 Krav:

• Avslutad gymnasieutbildning
• Minst tre års erfarenhet av bokningsadministrativt arbete eller motsvarande koordinerande funktion
• Dokumenterad förmåga att leda och strukturera arbete
• Förmåga att arbeta lösningsorienterat och behålla överblick i perioder med högt tempo
• Dokumenterad erfarenhet av att arbeta i boknings- och bemanningssystem
• Erfarenhet av schemaläggning och bemanning
• Erfarenhet av uppföljning, statistik och administrativ rapportering
• God organisatorisk och analytisk förmåga
• Hög servicegrad och professionellt bemötande
• Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift
• Tydlig och trygg kommunikation

Meriterande

• Relevant eftergymnasial utbildning inom humaniora, kulturadministration, pedagogik eller kommunikation
• Erfarenhet av att formulera kravspecifikationer vid upphandling och utveckling av digitala system.
• Erfarenhet från kultursektor, museum eller offentlig verksamhet med pedagogisk och publika program
• Kunskaper i fler språk än svenska och engelska

Vidare information: 
Information om befattningen lämnas av enhetschef, Lena Eriksson, lena.eriksson@nationalmuseum.se 
Fackliga företrädare är Audrey Lebioda, SACO, Ulla-Maj Saarinen, ST, som båda nås på tfn 08-519 543 00 samt Bo Gustafsson för SEKO tfn 0703-78 44 42. 

Ansökan: 
Bifoga CV tillsammans med personligt brev. Bifogade dokument ska vara i formatet PDF. 
Välkommen med din ansökan!